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BVPF: EDV-Fachgruppe tagte bei Berger-Seidle in Grünstadt

Wie Handwerker von digitalen Instrumenten profitieren


Die Fachgruppe EDV im Bundesverband Parkett und Fußbodentechnik beschäftigt sich mit Social Media, Digitalfototografie, E-Mobility und Flottenmanagement sowie IT-gestützer Betriebsführung für Handwerker. Das Jahrestreffen fand unter Leitung von Thorsten Barth bei Berger-Seidle in Grünstadt statt.

Ein wichtiges Thema auf der Tagungsagenda der EDV-Fachgruppe war die Datensicherheit. Markus Adam, Juniorchef des Gastgebers Berger-Seidle, referierte über "Datenschutz und Spionageabwehr in kleinen und mittleren Unternehmen. Aspekte der IT-Sicherheit im mittelständischen Betrieb". Adam, der während seiner Ausbildung auch Computerwissenschaft in den USA studiert hat, skizzierte vier Problembereiche: Diebstahl, Fehler, Missbrauch und Verlust. Und zeigte auf, wie seine Firma sich gegen derartige Anfechtungen wappnet. "Hohe Datensicherheit lässt sich erreichen, indem man Hacker-Angriffe unattraktiv, riskant und aufwändig macht", erklärte Adam. Er empfahl hochwertige Virenscanner täglich zu aktualisieren, die Firewall stetig anzupassen und bei Software-Anwendungen täglich Updates gegen Sicherheitslücken vorzunehmen. Serverräume sollten nicht von Fremden betreten, und Zugriffsrechte für sensible Daten nur an ausgewählte Mitarbeiter vergeben werden. Keine Privatgeräte im Firmennetz, keine Privatdaten auf Firmengeräten, keine Firmendaten auf Privatgeräten, keine Einwahl in öffentliche WLAN-Netze, Mitarbeiterschulung in Datensicherheit und schriftliche Verpflichtungen helfen, unbeabsichtigten Fehlern ebenso wie Missbrauch vorzubeugen.

Die Abhängigkeit von reibungslosem Datenverkehr verlangt von jedem Betrieb, sei er auch noch so klein, sich mit Datensicherheit zu beschäftigen. "Im Internet besteht internationale Grenzlosigkeit. Jeder von uns hinterlässt dort seine Spuren. Durch bewusstes und unbewusstes Handeln setzen wir uns Gefahren aus. Angriffe sind unsichtbar", lautet die Mahnung von Markus Adam. Und das gilt auch für Handwerker und ihre Betriebe.

Virtuelle Parkettverlegung

Wie funktioniert das eigentlich, wenn sich auf einem Monitor Bodenbeläge in einem vorhandenen Raumbild austauschen lassen? "Physische Produkte, wie Holz oder Stein, müssen erst digitalisiert werden", sagt Manfred Diers von Esign Software. In der Regel werden zwölf Bodenbelagselemente mittels Großformatscanner digital erfasst, um in die Software eines Raumplaners integriert werden zu können. Bei Laminat oder Vinyl, deren Design ohnehin am Rechner gestaltet wurde, ist dies nicht nötig. Die digitale Vorlage kann direkt in die Software übernommen werden. Auch die heimischen Räume des Kunden können als Raumvorlage für Bodenbelagsvisualisierungen dienen, sofern entsprechend hochaufgelöstes Bildmaterial zur Verfügung steht.

Im Ergebnis entsteht ein virtuelles Interieurstudio, das Produkte im Raum darstellt. Das System muss man nicht auf dem eigenen Rechner haben. Es gibt browserbasierte Lösungen. Der Anwender braucht nur den Link und kann die Raumwelten auf seiner Homepage oder anderswo aufrufen.

Ein weiteres Instrument der virtuellen Darstellung eröffnet sich unter dem Stichwort "Augmented Reality". Dabei legt man beispielsweise ein Blatt DIN A 4 auf den Fußboden und markiert diese Fläche mittels Smartphone. Die Software packt in diese "gemarkerte" Fläche auf dem Display nun ein gewünschtes Bodenmuster. Dieses lässt sich vergrößern und über den vorhandenen Altboden projizieren. Allerdings wirkt das Resultat wie ein Foto auf einem Raumfoto, da der neue Bodenbelag bisher nicht unter der Möblierung dargestellt werden kann. Ob bei der Bodenwahl damit ein wirklich attraktives Beispiel geliefert werden kann, darüber lässt sich streiten. Immerhin ist es ein Instrument, mit dem der Handwerker seinem Kunden digital abrufbare Bodenmuster in das Wohnzimmer zu zaubern vermag.

Kundenbeziehungen verwalten

Laut einer Studie differenzieren sich Unternehmen im Wettbewerb zu 76,9 % durch ihre Kundenorientierung, durch Produktqualität nur zu 57,4 %, durch Technik/Innovation zu 56,5 % und zu 42,6 % erst durch den Preis. Das war der Aufhänger für Matthias Pollak von PMR-Software, um für ein Kundenbeziehungsmanagement auf der Basis IT-gesteuerter Daten zu werben. Mit CRM-Lösungen (Customer Relations Management) werden Adressen, Aufgaben, Vorgänge, Urlaube, Telefonate, E-Mails, Termine, Verteiler, Projekte, Dokumente und Berichte verwaltet und sogar Verkaufs-chancen notiert. Jedes CRM-Datenobjekt ist mit den anderen Informationen verknüpft, dadurch leicht auffindbar und abrufbar. So wird der Kunde transparent.

Legt man alle Kundendaten im CRM-System ab, lässt sich bei der Vorbereitung auf Kundenbesuche signifikant Zeit sparen. "Man muss keine Info googlen, erscheint besser informiert beim Kunden und erzielt eine höhere Abschlussquote." Das sei nicht einmal besonders teuer: Cloud-Lösungen beginnen bei unter 10 EUR im Monat. Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen sind machbar. Und manches Tool lässt sich auch kostenlos in CRM einbauen, zum Beispiel die Adressverwaltung unternehmensverzeichnis.org.

Papierloses Büro

BVPF Bundesverband Parkett und Fußbodentechnik e.V., BIV Parkettlegerhandwerk und Bodenlegergewerbe
Die EDV-Gruppe bei Berger-Seidle. In der Mitte mit Präsentkorb Gruppengründer Hans Kok, der 2017 seinen 80. Geburtstag gefeiert hat.

Aktenordner, Ablagen, Kopien - alles überflüssig? Schön wäre es, wenn man sich mit weniger Papierkram herumschlagen müsste. Jan Gaus vom Mobiz-Büroservice propagiert das papierlose Büro in Form outgesourcter Büroarbeit speziell für Handwerker. Das kann Telefonservice, Rechnungsstellung, Scan-Service und Dokumentenmanagement beinhalten. "Wir sind aber kein Callcenter", sagt Jan Gaus. Auch müsse kein Büromitarbeiter Angst haben, sein Arbeitsplatz würde ersetzt. Vielmehr gehe es um Erfassung, Ablage und Verwaltung. Effizienz, Produktivität, Datensicherheit, Compliance und Zukunftssicherheit sind die Schlagworte.

Jeder Betrieb sollte sich überlegen, ob er sein Papier-Archiv scannen und schreddern lässt und alle Daten in ein System überträgt, das die Möglichkeiten und Vorteile digitaler Vernetzung eröffnet. Rechtliche Grundlagen werden dabei eingehalten. Die Zehn-Jahre-Aufbewahrungsfrist von Daten lässt sich auch digital gewährleisten. Gaus: "Es gibt bis heute kein Gesetz zur Digitalisierung, man handelt nach eigenem Ermessen, sollte sich aber nicht mit dem Finanzamt anlegen. Finanzämter handeln und beurteilen unterschiedlich."

Die Rechtsprechung macht in Sachen Digitalität doch schon einige Vorgaben. Man braucht revisionssichere Software, die Unveränderbarkeit des Dokumentes gewährleistet. Eine geordnete Belegablage wird gefordert, mit Belegeingang und -identifikation. Im digitalen Protokoll sollte nachvollziehbar sein, wer wann was am Dokument geändert hat. Ein elektronischer Belegeingang muss unveränderbar sein und ein konvertiertes, verlustfreies Format haben. PDFs, die per E-Mail kommen, müssen archiviert werden, die Mail selber jedoch nur, wenn etwas Relevantes darin steht.

Was sonst noch aktuell gefordert ist, steht in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Ausführung des Bundesfinanzministeriums fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an die IT-gestützte Buchführung zusammen und soll für Rechtsklarheit sorgen.

Empfehlungen der EDV-Gruppe
houzz.de - eine Einrichtungsplattform mit Architekten, Herstellern und realisierten Beispielprojekten, wo auch ein Parkettleger seine Informationen und Referenzen einstellen kann. Erfahrung: viele Parkettleger sind schon dabei, das Erfolgsresultat durch Rückmeldungen scheint aber sehr gering.

provenexpert.com - eine kostenpflichtige Bewertungsplattform von Handwerksbetrieben. Bewerten kann nur, wer dazu eingeladen wird. Das verhindert negative Kritiken, da man nur gute Kunden einlädt.

nur-echte.de - eine Plattform mit oft negativen Kommentaren, auf die ein Handwerksbetrieb ohne sein Zutun geraten kann. Tipp: In diesem Fall Abmahnung schicken und Profillöschung verlangen.

xing.com - der berufliche Netzwerkplattform zum Verlinken mit Geschäftspartnern und Branchenteilnehmern kann neue Geschäftskontakte bewirken.

Gelbe Seiten - prüfen, ob sich die Investition der Aufnahme in das Telefonbranchenbuch noch lohnt; erfragen, ob Kunden darüber gekommen sind.

aus Parkett Magazin 02/18 (Wirtschaft)